Как компания автоматизировала документооборот по 1538 заданиям для самозанятых
17 июня 2025
#Кейсы
ДЛЯ СПРАВКИ:
Компания — экосистема для развития малого и микробизнеса.
Основные направления:
И для простых задач в компании привлекают самозанятых. А штатные специалисты работают над развитием и ростом компании в бизнес-сообществе.
Компания — экосистема для развития малого и микробизнеса.
Основные направления:
- Организация образовательных мероприятий;
- Разработка ПО для микробизнеса;
- Развитие предпринимательского комьюнити.
И для простых задач в компании привлекают самозанятых. А штатные специалисты работают над развитием и ростом компании в бизнес-сообществе.
ПРОБЛЕМА
Сотрудничество с самозанятыми специалистами изначально сопровождалось в компании сложной многоступенчатой системой согласований — каждый документ требовал проверки в более, чем пяти отделах: безопасности, финансового контроля, бухгалтерии и других. Ситуация усугублялась тем, что ошибки часто выявлялись на финальном этапе, и весь процесс согласования приходилось повторять с нуля.
Кроме того, часто сами исполнители (самозанятые) некорректно оформляли документы.
Первоначально компания использовала бумажный документооборот, что существенно замедляло процесс. Доставка документов, их корректировка и повторные согласования затягивали выплаты самозанятым до месяца. Даже переход на электронный документооборот не дал ожидаемого эффекта — платежи и обмен документами по-прежнему занимали значительное время из-за некорректно оформленных документов со стороны самозанятых.
Дополнительные сложности возникли из-за ужесточения контроля за гражданско-правовыми отношениями. Компании приходилось постоянно отслеживать изменения в законодательстве, чтобы избежать нарушений требований ФНС. В результате было принято решение оптимизировать процессы с помощью платформы ReStaff.
Сотрудничество с самозанятыми специалистами изначально сопровождалось в компании сложной многоступенчатой системой согласований — каждый документ требовал проверки в более, чем пяти отделах: безопасности, финансового контроля, бухгалтерии и других. Ситуация усугублялась тем, что ошибки часто выявлялись на финальном этапе, и весь процесс согласования приходилось повторять с нуля.
Кроме того, часто сами исполнители (самозанятые) некорректно оформляли документы.
Первоначально компания использовала бумажный документооборот, что существенно замедляло процесс. Доставка документов, их корректировка и повторные согласования затягивали выплаты самозанятым до месяца. Даже переход на электронный документооборот не дал ожидаемого эффекта — платежи и обмен документами по-прежнему занимали значительное время из-за некорректно оформленных документов со стороны самозанятых.
Дополнительные сложности возникли из-за ужесточения контроля за гражданско-правовыми отношениями. Компании приходилось постоянно отслеживать изменения в законодательстве, чтобы избежать нарушений требований ФНС. В результате было принято решение оптимизировать процессы с помощью платформы ReStaff.
РЕШЕНИЕ:
✓ Единая платформа для управления всеми заданиями и выплатами с закрывающими документами 1 раз в месяц.
✓ Автоматизация документооборота через ReStaff. Команда юристов помогла составить структуру договоров и актов в рамках действующего законодательства. Благодаря автоматизации удалось свести к минимуму ошибки.
✓ Оптимизация процесса согласований до 3 этапов. Теперь для корректной работы достаточно согласовать плановые расходы, фактические затраты и акты по завершении оказанных услуг.
✓ Моментальные выплаты самозанятым после исполнения задачи.
✓ Налоговое сопровождение для исполнителей: самозанятым доступен инструмент «Налоговая копилка» для упрощения исполнения налоговых обязательств. С каждой оплаты можно сразу отложить нужную сумму на уплату налога. А платформа с помощью копилки оплатит налог автоматически.
✓ Единая платформа для управления всеми заданиями и выплатами с закрывающими документами 1 раз в месяц.
✓ Автоматизация документооборота через ReStaff. Команда юристов помогла составить структуру договоров и актов в рамках действующего законодательства. Благодаря автоматизации удалось свести к минимуму ошибки.
✓ Оптимизация процесса согласований до 3 этапов. Теперь для корректной работы достаточно согласовать плановые расходы, фактические затраты и акты по завершении оказанных услуг.
✓ Моментальные выплаты самозанятым после исполнения задачи.
✓ Налоговое сопровождение для исполнителей: самозанятым доступен инструмент «Налоговая копилка» для упрощения исполнения налоговых обязательств. С каждой оплаты можно сразу отложить нужную сумму на уплату налога. А платформа с помощью копилки оплатит налог автоматически.
ОТЗЫВ КЛИЕНТА
«С ReStaff ускорились процессы выплат самозанятым сократился до 2−3 дней. Удалось снизить на 60% объем рутинных операций по документообороту с фрилансерами. Выплаты при этом ускорились в 3 раза.
Сотрудничество с самозанятыми стало проще и быстрее. Отдельная благодарность команде ReStaff, которая сопровождает клиента на всем пути взаимодействия: от первого контакта и заключения договора до оперативной поддержки уже в процессе сотрудничества. Можно смело сказать, команда ReStaff всегда с клиентом».
— Руководитель Службы закупок Общества.
«С ReStaff ускорились процессы выплат самозанятым сократился до 2−3 дней. Удалось снизить на 60% объем рутинных операций по документообороту с фрилансерами. Выплаты при этом ускорились в 3 раза.
Сотрудничество с самозанятыми стало проще и быстрее. Отдельная благодарность команде ReStaff, которая сопровождает клиента на всем пути взаимодействия: от первого контакта и заключения договора до оперативной поддержки уже в процессе сотрудничества. Можно смело сказать, команда ReStaff всегда с клиентом».
— Руководитель Службы закупок Общества.
РЕЗУЛЬТАТЫ:
- 1 538 заданий обработано за 6 месяцев: после подключения к ReStaff стало проще и безопаснее сотрудничать с самозанятыми.
- Срок выплат сокращен до 15 минут: после выполнения задания исполнитель на платформе подписывает необходимые документы и получает вознаграждение на свой счет.
- 60% снижение объема документооборота: благодаря эффективной коммуникации внутренней команды Компании удалось скоординировать работу всех отделов.
- Онбординг на платформе новых самозанятых за 1 день: благодаря функционалу маркетплейса ReStaff можно найти на задачи исполнителя в короткие сроки.
- Оперативная техническая поддержка: удалось разобраться в юридических тонкостях по всем аспектам сотрудничества с самозанятыми. Если появляются сложности, то можно обратиться к поддержке и получить квалифицированную помощь.
Юридически безопасная работа с самозанятыми очень важна для любого бизнеса. Но и снижение нагрузки на штатных специалистов приносит благотворные результаты для роста компании.
Наши клиенты отмечают улучшение бизнес-процессов в первые 3 месяца работы с ReStaff. Ваш бизнес — следующий в этом списке?
Оставьте заявку по кнопке ниже. И мы поможем вашему бизнесу стать эффективнее!
Читайте еще:
Есть вопросы? Спросите наших экспертов
Запишитесь на консультацию и мы решим вашу задачу
Нажимая на кнопку «Задать вопрос», я даю свое Cогласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Условия использования платформы Restaff.