Акт выполненных работ от самозанятого для организации: правила оформления
16 мая 2025
#Экспертиза #Бизнесу
В 2025 году все больше российских компаний заключают сотрудничество с самозанятыми, привлекая их для выполнения конкретных проектов, отдельных задач и разовых услуг. Ключевой документ, подтверждающий оказание услуг — акт выполненных работ. В этой статье рассмотрим, зачем он нужен, когда его оформлять, как правильно составить и подписать, а также предоставим образец акта самозанятого для ООО.
Зачем нужен акт выполненных работ при работе с самозанятыми
Акт — первичный документ, который подтверждает, что исполнитель выполнил определенные работы или оказал услуги, а заказчик принял работу без претензий.
То, как правильно назвать его — зависит от содержания договора. Если стороны подписали договор возмездного оказания услуг, то оформляется акт оказанных услуг. При заключении договора подряда используется акт выполненных работ. Таким образом, название должно соответствовать формулировкам, указанным в договоре между сторонами.
Плательщики НПД не обязаны оформлять акты для заказчиков. Согласно ФЗ № 422-ФЗ от 27.11.2018, подтверждением оказания услуги служит чек, сформированный в приложении «Мой налог». Такую же точку зрения озвучила ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4−3/2899@. Однако наличие документа будет полезно для обеих сторон.
То, как правильно назвать его — зависит от содержания договора. Если стороны подписали договор возмездного оказания услуг, то оформляется акт оказанных услуг. При заключении договора подряда используется акт выполненных работ. Таким образом, название должно соответствовать формулировкам, указанным в договоре между сторонами.
Плательщики НПД не обязаны оформлять акты для заказчиков. Согласно ФЗ № 422-ФЗ от 27.11.2018, подтверждением оказания услуги служит чек, сформированный в приложении «Мой налог». Такую же точку зрения озвучила ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4−3/2899@. Однако наличие документа будет полезно для обеих сторон.
Для заказчика (организации или ИП):
- подтверждение оказания услуг или выполнения работ, что важно для бухгалтерского и налогового учета;
- основание для списания расходов и уменьшения налогооблагаемой базы;
- документальное подтверждение отсутствия трудовых отношений с исполнителем, что снижает риски переквалификации отношений в трудовые.
Для исполнителя:
- подтверждение выполнения обязательств перед заказчиком;
- подтверждение профессиональной деятельности, что может быть полезно при взаимодействии с другими клиентами или государственными органами;
- основание для получения оплаты.
Когда обязательно оформлять акт выполненных работ
Хотя акт не является обязательным при взаимодействии с плательщиками НПД, возникают ситуации, когда его оформление рекомендуется:
- ПредоплатаЕсли заказчик перечисляет аванс исполнителю, документ подтверждает выполнение обязательств и позволяет учесть расходы в налоговом учете;
- Размещение Интернет-рекламыДокумент необходим для отчетности перед Роскомнадзором и подтверждает расходы на рекламу;
- Подтверждение объема и качества выполненных работЕсли договор содержит общие формулировки, акт помогает детализировать объем и качество оказанных услуг;
- Урегулирование возможных споровПодписанный документ доказывает выполнение обязательств, используется при разногласиях между сторонами.
Как правильно составить и подписать акт
Акт от самозанятого для юридического лица составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты:
- название;
- дата и номер;
- реквизиты сторон. ФИО исполнителя, ИНН, паспортные данные и наименование организации, ИНН, КПП, юридический адрес;
- описание выполненных работ или оказанных услуг. Детализация объема, сроков и качества;
- сумма вознаграждения, подлежащая оплате;
- подписи сторон. С расшифровкой ФИО и должностей.
Документ оформляется в двух экземплярах — по одному для исполнителя и заказчика. Если он подготовлен исполнителем, он ставит подпись первым. Сделать это можно несколькими способами:
- Подписание на бумагеЛичное подписание возможно, например, в офисе заказчика. Также допустима передача почтой или через курьера. Такой способ требует времени — на доставку и обмен подписями уходит несколько дней;
- Обмен скан-копиямиЕсли стороны находятся в разных городах, исполнитель может подписать бумажный документ, отсканировать его, отправить заказчику по электронной почте. Важно прописать, что сканированный вариант имеет юридическую силу. Также следует указать электронные адреса для обмена. Однако этот способ небезопасный: сканы хранятся на серверах мессенджеров или облачных хранилищ, откуда теоретически могут попасть в руки третьих лиц;
- Электронная подписьСовременные сервисы электронного документооборота позволяют подписывать онлайн, отслеживать статус документов, хранить их в защищенной системе. Электронная подпись упрощает взаимодействие с исполнителями, исключает бумажную волокиту;
- С помощью ReStaffНа платформе автоматизирован процесс документооборота. Предоставляя акт выполненных работ, исполнителю открывается возможность подписать все прямо в мобильном приложении. А заказчику нет необходимости напоминать и ждать документа от исполнителя.
Образец акта выполненных работ от самозанятого (2025 год)
Ниже представлен пример акта самозанятого с юрлицом:
Акт выполненных работ № 12 от 10 апреля 2025 года
Исполнитель: Иванов Иван Иванович, ИНН 123456789012, паспорт 1234 № 567890, выдан 01.01.2010, проживающий по адресу: г. Москва, ул. Абрикосовая, д. 1.
Заказчик: ООО «Пример», ИНН 9876543210, КПП 123456789, юридический адрес: г. Москва, ул. Образцовая, д. 2.
Предмет: исполнитель выполнил следующие работы: разработка дизайна сайта для ООО «Пример» в соответствии с техническим заданием от 01.03.2025.
Срок выполнения: 01.03.2025-31.03.2025 г.
Сумма вознаграждения: 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей.
Претензии по объему, качеству и срокам выполнения работ отсутствуют.
Подписи сторон:
Исполнитель: ____________ /Иванов И.И./
Заказчик: ____________ /Петров П.П., директор ООО «Пример»/
Исполнитель: Иванов Иван Иванович, ИНН 123456789012, паспорт 1234 № 567890, выдан 01.01.2010, проживающий по адресу: г. Москва, ул. Абрикосовая, д. 1.
Заказчик: ООО «Пример», ИНН 9876543210, КПП 123456789, юридический адрес: г. Москва, ул. Образцовая, д. 2.
Предмет: исполнитель выполнил следующие работы: разработка дизайна сайта для ООО «Пример» в соответствии с техническим заданием от 01.03.2025.
Срок выполнения: 01.03.2025-31.03.2025 г.
Сумма вознаграждения: 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей.
Претензии по объему, качеству и срокам выполнения работ отсутствуют.
Подписи сторон:
Исполнитель: ____________ /Иванов И.И./
Заказчик: ____________ /Петров П.П., директор ООО «Пример»/
Как упростить оформление актов с самозанятыми
Оформление документов может быть трудоемким процессом, особенно при взаимодействии с большим количеством исполнителей. Сервис ReStaff предлагает решение, позволяющее автоматизировать и упростить его:
- единый договор с платформой. Заказчик заключает один договор с ReStaff, а остальные документы оформляются автоматически в рамках этого соглашения. Это освобождает бизнес от необходимости вести индивидуальные договоры с каждым плательщиком НПД;
- готовые шаблоны и образцы. Это экономит время бухгалтера, снижает вероятность ошибок;
- интеграция с бухгалтерией. ReStaff передает данные в бухгалтерскую систему заказчика, обеспечивая правильный учет расходов. Это важно, если сотрудничаете с десятками исполнителей одновременно;
- минимум рисков. Юристы платформы следят за изменениями законодательства, а документы составляются с учетом последних требований. Это помогает избежать проблем с налоговой или трудовой инспекцией.
Сотрудничество с плательщиками НПД дает бизнесу гибкость и доступ к широкому кругу специалистов. Однако важно не упустить юридические и бухгалтерские нюансы. Акт выполненных работ от самозанятого для организации — ключевой документ, который подтверждает оказание услуг, обосновывает выплату вознаграждения, защищает интересы обеих сторон.
Платформа ReStaff упрощает весь процесс документооборота. Вы тратите меньше времени на рутину и снижаете риски — все в рамках закона.
Платформа ReStaff упрощает весь процесс документооборота. Вы тратите меньше времени на рутину и снижаете риски — все в рамках закона.
Готовы перейти на удобный и законный формат сотрудничества с плательщиками НПД?
Оставьте заявку на сайте ReStaff и получите персональную консультацию.
Часто задаваемые вопросы по актам от самозанятых
- Обязательно ли оформлять акт с самозанятым?Нет, законом это не требуется, но для бухгалтерии и защиты интересов сторон — рекомендуется.
- Можно ли подписать акт с самозанятым в электронном виде?Да. Электронная подпись считается легитимной, но имеет разную силу и назначение.
- Подходит ли один шаблон для нескольких заказов?Да, если в нем четко прописаны оказанные услуги, суммы по каждому заказу.
- Можно ли включить в акт сразу несколько видов услуг?Да, можно указать разные виды услуг, если они оказаны в рамках одного договора за один отчетный период. Главное — подробно расписать каждую из них.
- Нужен ли печатный экземпляр документа, если он подписан электронной подписью?Нет, достаточно подписанного электронного. Он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный вариант.
- Что делать, если заказчик отказывается подписывать документ?Рекомендуется направить его заказчику официально по почте с пояснением, что работы выполнены в срок, в полном объеме. Это может быть использовано как доказательство в случае разбирательства. Также можно в договоре указать условие об автоматическом подписании акта.
- Сколько времени нужно хранить акт?Первичную документацию рекомендуется хранить не менее 5 лет — на случай налоговой проверки или возможных споров.
- Можно ли использовать один и тот же образец для разных ООО?Да, при условии, что вы изменяете в нем данные конкретного заказчика, описание услуг, даты. Унифицированная форма позволяет ускорить процесс подготовки документов.
Читайте еще:
Есть вопросы? Спросите наших экспертов
Запишитесь на консультацию и мы решим вашу задачу
Нажимая на кнопку «Задать вопрос», я даю свое Cогласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Условия использования платформы Restaff.