Налогообложение для организаций при работе с самозанятыми: что нужно знать?

В 2025 году в России зарегистрировано более 12 млн самозанятых с общим доходом свыше 5,2 трлн рублей. Этот формат сотрудничества привлекателен для бизнеса:

Подробнее о том, когда и для каких задач выгодно нанимать самозанятых в 2025 году, рассказали в статье.

Согласно НК РФ, самозанятый бухгалтер — это физлицо или ИП на НПД, которое оказывает услуги:

При заключении гражданско-правового договора с самозанятым необходимо уделить особое внимание его содержанию. В документе следует четко прописать предмет договора — конкретное описание услуг или работ, исключив общие формулировки. Важно указать сроки выполнения, включая даты начала и завершения, а также порядок расчетов с обязательным условием самостоятельной уплаты налогов исполнителем через приложение  «Мой налог».

Особое внимание стоит уделить разделу прав и обязанностей сторон. Рекомендуется включить положение о штрафных санкциях за непредоставление чека. Также важно зафиксировать статус самозанятого и его обязанность уведомлять об изменении этого статуса в течение трех рабочих дней.

Чек, сформированный в приложении «Мой налог», является ключевым документом, подтверждающим факт оказания услуг. Согласно статье 14 Федерального закона № 422-ФЗ, самозанятый обязан предоставить чек. При наличных расчетах — непосредственно в момент оплаты, а при безналичных переводах — не позднее 9 числа следующего месяца.

Чек содержит все необходимые реквизиты: данные обеих сторон, сумму, дату и описание услуги. Он может быть передан в электронном виде или на бумажном носителе. Оплата самозанятым от юридического лица налоги позволяет учесть в виде расходов. Отсутствие чека делает невозможным учет расходов в налоговых целях и создает риски для компании.

Хотя акт выполненных работ не является обязательным документом при работе с самозанятыми (согласно письму ФНС № СД-4−3/2899@), его составление крайне желательно в следующих случаях:

Акт составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату, реквизиты договора, описание работ, сумму вознаграждения и подписи сторон. Этот документ особенно важен для компаний, регулярно сотрудничающих с самозанятыми, так как помогает подтвердить гражданско-правовой характер отношений.

Чтобы успростить сотрудничество с самозанятыми, используйте ReStaff. Это платформа для документооборота и выплат внештатным исполнителям.

ReStaff помогает компаниям автоматизировать процесс оплаты за услуги самозанятых и физлиц, заключая с каждым исполнителем официальный договор.

Сервис ReStaff предлагает удобный инструмент"Налоговая копилка" для самозанятых исполнителей. Этот функционал автоматически рассчитывает и резервирует необходимую сумму для уплаты налога на профессиональный доход (НПД) с каждого полученного платежа. Система самостоятельно перечисляет средства в ФНС, избавляя исполнителей от рутинных расчетов и возможных ошибок.
При этом никакие налоги не платит организация за самозанятого сотрудника. Все перечисления проходят со счета самозанятого.

Для подключения функции компания-заказчик обращается к техническому специалисту платформы ReStaff. Исполнителям сервис становится доступен автоматически при работе с организациями, использующими этот инструмент.

Налоговая копилка начинает работать с момента активации и применяется только к платежам, полученным через ReStaff после подключения услуги. Ранее начисленные налоговые обязательства исполнителю необходимо погасить самостоятельно. В настройках можно указать необходимость резервирования средств и для других налоговых платежей — например, по доходам от других заказчиков или за периоды до подключения сервиса.

С 2025 года вступили в силу важные изменения для организаций при сотрудничестве с физлицами. Теперь они выступают налоговыми агентами по НДФЛ для физических лиц — исполнителей без статуса самозанятого или ИП. Это означает автоматическое удержание налога со всех выплат российским налоговым резидентам, независимо от их гражданства.

Для всех платежей, фактически полученных с 1 января 2025 года, платформа ReStaff будет автоматически удерживать и перечислять НДФЛ.

Это нововведение существенно упрощает жизнь исполнителям-физлицам, избавляя их от необходимости самостоятельно рассчитывать и платить налоги. При этом сохраняется вся необходимая отчетность перед налоговыми органами. Для компаний ReStaff минимизирует риски, связанные с налоговым администрированием выплат физлицам.

ФНС тщательно проверяет отношения компаний с самозанятыми, чтобы выявить случаи скрытых трудовых отношений. Основные критерии оценки прописаны в письме ФНС от 16.09.2021 № АБ-4−20/13 183@ и базируются на нормах Трудового кодекса.

При проверке инспекторы в первую очередь изучают:

Особенно тщательно проверяют факты интеграции исполнителей в рабочий процесс. Такое можно установить, если установлены отметки в журналах посещений, участие в планерках и совещаниях. А также пользование офисной техникой и транспортом самозанятым исполнителем.

Главное правило — все документы должны четко подтверждать гражданско-правовой характер отношений. Системный подход к оформлению снижает риски при налоговых проверках.

Как правильно отвечать на запросы ФНС и какие документы предоставлять для проверки, рассказали в статье.

Для минимизации рисков при работе с самозанятыми специалистами стоит внедрить в практику несколько важных правил. В первую очередь, имеет смысл перевести документооборот на автоматизированные платформы, такие как ReStaff, которые помогают систематизировать все этапы взаимодействия.

Особое внимание следует уделять сохранению всей переписки, связанной с проектами — электронные письма, сообщения в мессенджерах и другие формы коммуникации могут стать важным доказательством гражданско-правового характера отношений при проверках.

Не менее важно регулярно — перед каждым платежом — проверять актуальный статус самозанятого через официальные сервисы ФНС. Это позволяет своевременно выявлять случаи утраты специального налогового статуса.

Крайне не рекомендуется включать самозанятых исполнителей в корпоративные регламенты и внутренние документы компании. Их участие в рабочих процессах должно ограничиваться выполнением конкретных задач, прописанных в договоре ГПХ.

Соблюдение этих рекомендаций поможет выстроить прозрачные и безопасные отношения с самозанятыми специалистами, минимизировав риски претензий со стороны контролирующих органов.