Правила расчёта налогов для организаций при учёте расходов на самозанятых

ООО на УСН заплатило самозанятому дизайнеру 50 000 руб. — учесть расход можно только после получения чека с кодом ФНС. А почему не все расходы на самозанятых можно учесть при расчете налогов и как экономить до 70% времени бухгалтерии, расскажем в этой статье.

Если ваш бизнес работает с самозанятыми, важно знать три ключевых правила учета расходов:

При работе с самозанятыми важно учитывать особенности разных налоговых режимов. На ОСНО, УСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН затраты можно признать только при наличии чека из приложения «Мой налог» и соблюдении требований п. 1 ст. 252 НК РФ. Для ОСНО принципиальное значение имеет метод учета: при кассовом методе расход фиксируется датой оплаты, при методе начисления — датой подписания акта или получения чека (в зависимости от того, что произошло позже).

В бухгалтерском учете выплаты самозанятым отражаются по счетам 60 или 76, но никогда по счету 70, так как это противоречит гражданско-правовой природе отношений.

Проводки формируются в зависимости от вида услуг: Дт 20 (26, 44) Кт 60 (76) — для производственных и общехозяйственных расходов, Дт 08 Кт 60 (76) — при создании ОС, Дт 10 Кт 60 (76) — для материалов.

Особое внимание стоит уделить лимитам: с самозанятыми-ИП наличные расчеты ограничены 100 000 руб. по одному договору (Указание ЦБ № 5348-У). При этом НДС в расчетах не участвует — самозанятые не являются плательщиками этого налога, за исключением импортных операций.

Платформа ReStaff значительно упрощает документооборот, предоставляя полный пакет подтверждающих документов в электронном виде. Главное — следить, чтобы в договорах отсутствовали признаки трудовых отношений, иначе ФНС может переквалифицировать расходы. На что обращает внимание налоговая, мы подробно рассказываем в статье.

Чек из приложения «Мой налог» — единственный документ, который налоговые органы признают в качестве подтверждения расходов при работе с самозанятыми. Даже при наличии договора ГПХ и подписанного акта без этого чека учесть затраты в налоговой базе не получится, что прямо указано в письме ФНС № СД-4−3/2899 от 20.02.2019. Самозанятый должен задекларировать доход через официальное приложение.

Правильно оформленный чек содержит все ключевые реквизиты: данные сторон, сумму, дату и описание услуги. Он формируется либо сразу при наличном расчете, либо не позднее 9 числа следующего месяца при безналичном переводе. Однако есть риски: исполнитель может потерять статус самозанятого или превысить лимит в 2,4 млн рублей годового дохода, что сделает невозможным формирование чека. Именно поэтому перед каждой выплатой необходимо проверять статус исполнителя — эту функцию автоматизирует платформа ReStaff.

Договор ГПХ и акты выполненных работ играют вспомогательную роль. Письменный договор помогает доказать гражданско-правовой характер отношений, а акт детализирует объем и качество услуг. Но хранить эти документы нужно обязательно — вместе с чеками они формируют полный пакет подтверждения. Срок хранения составляет 4 года (п. 8 ст. 23 НК РФ), причем электронные версии имеют равную юридическую силу с бумажными.

Особая ситуация возникает при аннулировании чеков. В таком случае компании следует немедленно требовать повторного формирования документа или обращаться в суд с иском о взыскании убытков. Для профилактики подобных случаев рекомендуется прописывать в договоре существенные штрафы за непредоставление или отмену чеков. Подробнее о рисках и действиях заказчика при аннулированном чеке самозанятого рассказали в статье.

Для бизнеса, который регулярно сотрудничает с самозанятыми, критически важно использовать специализированные инструменты. Платформа ReStaff предлагает комплексное решение, которое закрывает все ключевые задачи: от оформления документов до налогового учета.

ReStaff предоставляет юридически проверенные шаблоны договоров ГПХ, которые полностью соответствуют требованиям законодательства.

Сервис комплексно автоматизирует все ключевые процессы работы с самозанятыми: перед каждой выплатой система проверяет актуальный статус исполнителя, автоматически формирует и хранит чеки из приложения «Мой налог» с соблюдением всех требований ФНС, начиная с 2025 года дополнительно рассчитывает и удерживает НДФЛ для выплат физлицам без статуса самозанятого. Также ведет полный архив документов с автоматическим контролем сроков хранения, что полностью исключает рутинные операции и минимизирует риски ошибок.

ReStaff особенно полезен для компаний, которые: