Сотрудничество с плательщиками налога на профессиональный доход (НПД) становится всё более популярным среди компаний и индивидуальных предпринимателей. Однако риски работы с самозанятыми для юридических лиц требуют особого внимания.
В этой статье мы разберем, в каких случаях можно привлекать внештатных исполнителей, какие преимущества и опасности несет такое сотрудничество, а также как минимизировать риски для ООО при работе с самозанятыми.
В этой статье мы разберем, в каких случаях можно привлекать внештатных исполнителей, какие преимущества и опасности несет такое сотрудничество, а также как минимизировать риски для ООО при работе с самозанятыми.
Риски и преимущества работы с самозанятыми для юридических лиц
21 марта 2025
#Экспертиза #Бизнесу
В каких случаях нельзя привлекать самозанятых к работе
Весь процесс в России регулируется Федеральным законом № 422-ФЗ. Разберём ключевые ограничения. Закон запрещает привлечение самозанятых юридическими лицами для следующих видов деятельности:
- добыча и продажа полезных ископаемых;
- реализация подакцизных товаров и товаров, подлежащих обязательной маркировке;
- деятельность по агентским договорам или договорам поручения;
- перепродажа товаров, не произведенных самим исполнителем.
Также плательщики НПД не могут оказывать услуги по своей основной профессии, если они относятся к регулируемым сферам:
- нотариусы, адвокаты, арбитражные управляющие;
- оценщики, аудиторы, частные детективы;
- госслужащие и муниципальные работники.
Исключение: если адвокат сдаёт квартиру, он вправе оформить самозанятость для этого дохода.
Возможны ситуации, когда отношения с внештатными исполнителями признают трудовыми.
ФНС и суды переквалифицируют сотрудничество в трудовой договор, если работа постоянная, а не разовая.
В договоре не должно быть признаков контроля. Не указывайте график работы, требование присутствия в офисе, укажите, что исполнитель не использует оборудование/ресурсы компании.
По закону самозанятый не должен выполнять те же функции, что и обычные работники и не должен получать фиксированные выплаты, аналогичные зарплате. В таком случае это фактически штатный сотрудник. А за этим могут последовать штрафы и судебные разбирательства.
Если деятельность подлежит лицензированию (медицина, перевозки и т. д.), необходимо иметь ИП или статус юридического лица и разрешительные документы. С самозанятым такие отношение невозможны.
Кроме того, гражданин не может пользоваться налогом на профессиональный доход, если его сумма доходов превышает 2,4 млн ₽ в год.
Если ваша деятельность попадает под эти ограничения, работа с самозанятыми невозможна. В остальных случаях сотрудничество может быть выгодным, но требует соблюдения определённых правил.
Возможны ситуации, когда отношения с внештатными исполнителями признают трудовыми.
ФНС и суды переквалифицируют сотрудничество в трудовой договор, если работа постоянная, а не разовая.
В договоре не должно быть признаков контроля. Не указывайте график работы, требование присутствия в офисе, укажите, что исполнитель не использует оборудование/ресурсы компании.
По закону самозанятый не должен выполнять те же функции, что и обычные работники и не должен получать фиксированные выплаты, аналогичные зарплате. В таком случае это фактически штатный сотрудник. А за этим могут последовать штрафы и судебные разбирательства.
Если деятельность подлежит лицензированию (медицина, перевозки и т. д.), необходимо иметь ИП или статус юридического лица и разрешительные документы. С самозанятым такие отношение невозможны.
Кроме того, гражданин не может пользоваться налогом на профессиональный доход, если его сумма доходов превышает 2,4 млн ₽ в год.
Если ваша деятельность попадает под эти ограничения, работа с самозанятыми невозможна. В остальных случаях сотрудничество может быть выгодным, но требует соблюдения определённых правил.
Самозанятые: риски для организации и преимущества
Какие выгоды получает компания
Сотрудничество с самозанятыми имеет несколько преимуществ для бизнеса:
- Правовой статус отношенийПри работе с самозанятым компания заключает гражданско-правовой договор, который принципиально отличается от трудового. Такой формат сотрудничества не предусматривает социальных гарантий, характерных для трудовых отношений, и освобождает работодателя от обязанности по уплате страховых взносов.
- ГибкостьВнештатные исполнители могут работать по удобному графику и адаптироваться под требования заказчика.
- Минимум документовНе нужно оформлять трудовой договор, должностные инструкции и другие документы, обязательные для штатных сотрудников.
- Широкий выбор специалистовСамозанятый часто обладает узкопрофильными навыками, что особенно ценно на дефицитном рынке труда.
Основные риски с самозанятыми для юридических лиц и как их избежать
Несмотря на преимущества, риски для компании при работе с самозанятыми существуют:
- Отсутствие стабильностиПлательщики НПД не являются частью штата, что может снижать их вовлеченность в процессы компании.
- Недобросовестное исполнение обязательствИсполнитель может не выполнить условия договора или прервать сотрудничество на середине проекта.
- Подозрения ФНСНеправильное оформление договора может привести к переквалификации отношений в трудовые.
Чтобы избежать от самозанятых рисков для юридических лиц, важно правильно оформлять договоры и контролировать процесс взаимодействия. Команда ReStaff предлагает решение для легального сотрудничества с плательщиками НПД. Вы можете обратиться за консультацией и посмотреть, как работает платформа на всех этапах взаимодействия с самозанятыми.
Обратитесь за консультацией к команде ReStaff, чтобы легально оформить отношения с внештатными исполнителями
Наши эксперты покажут как работает платформа, как оформить всех внештатных исполнителей и настроить электронный документооборот и ответят на все вопросы.
Особенности сотрудничества с самозанятыми
Как правильно оформить договор
Договор с самозанятым должен быть составлен так, чтобы у ФНС не возникло подозрений в подмене трудовых отношений.
В документе необходимо указать:
В документе необходимо указать:
- дату подписания;
- предмет соглашения (конкретную услугу);
- сумму и порядок оплаты;
- требования к приемке работы;
- ответственность и обязанности сторон;
- порядок разрешения споров.
Важно избегать трудовой терминологии, такой как «зарплата», «график работы» и т. д.
Обо всех источниках доказательств подмены трудовых отношений с самозанятыми рассказываем в нашем блоге.
Обо всех источниках доказательств подмены трудовых отношений с самозанятыми рассказываем в нашем блоге.
Как контролировать предмет договора
Для минимизации рисков для ООО при работе с самозанятыми важно четко прописывать в договоре измеримые показатели выполнения работы. Например, вместо «оказание консультационных услуг» указать «подготовка отчета по анализу рынка на 10 страниц».
Как проверить статус самозанятого
Перед заключением договора и оплатой услуг необходимо убедиться, что исполнитель имеет статус самозанятого.
Это можно сделать:
Это можно сделать:
- Через сайт ФНС, используя ИНН.
- Запросив справку через приложение «Мой налог».
Зачем это проверять регулярно, читайте в статье:
Резюме: как минимизировать риски сотрудничества с самозанятыми
- Оформляйте договор ГПХ, а не трудовой.
- Указывайте конкретные услуги, а не трудовые функции.
- Проверяйте статус самозанятого перед каждой оплатой.
- Фиксируйте выполнение обязательств актами и чеками.
- Избегайте длительного сотрудничества с одним исполнителем.
- Используйте надежного партнера для документооборота и выплат фрилансерам, например ReStaff. Наши эксперты помогут минимизировать бюрократию и юридические риски, проведут консультацию по платформе и помогут в решении бизнес-задач через платформу ReStaff.
Чтобы снизить риски для компании при работе с самозанятыми, следуйте рекомендациям:
1 → Оформляйте договор ГПХ, а не трудовой.
2 → Указывайте конкретные услуги, а не трудовые функции.
3 → Проверяйте статус самозанятого перед каждой оплатой.
4 → Фиксируйте выполнение обязательств актами и чеками.
5 → Избегайте длительного сотрудничества с одним исполнителем.
6 → Используйте надежного партнера для документооборота и выплат фрилансерам, например ReStaff. Наши эксперты помогут минимизировать бюрократию и юридические риски, проведут консультацию по платформе и помогут в решении бизнес-задач через платформу ReStaff.
2 → Указывайте конкретные услуги, а не трудовые функции.
3 → Проверяйте статус самозанятого перед каждой оплатой.
4 → Фиксируйте выполнение обязательств актами и чеками.
5 → Избегайте длительного сотрудничества с одним исполнителем.
6 → Используйте надежного партнера для документооборота и выплат фрилансерам, например ReStaff. Наши эксперты помогут минимизировать бюрократию и юридические риски, проведут консультацию по платформе и помогут в решении бизнес-задач через платформу ReStaff.
Что грозит компании за нарушения при работе с самозанятыми
Штрафы и санкции от ФНС
Если ФНС обнаружит признаки подмены трудовых отношений, компании грозят:
- Штрафы от 5 000 до 100 000 рублей в зависимости от размера бизнеса.
- Доначисление НДФЛ и страховых взносов.
- Судебные иски со стороны исполнителя.
Что делать, если возникли проблемы при работе с самозанятым
Алгоритм действий при спорах
При возникновении спорных ситуаций в работе с плательщиками НПД или при претензиях со стороны налоговых органов важно действовать грамотно и последовательно.
Первым шагом становится полная документальная фиксация всех аспектов сотрудничества. Необходимо собрать договор ГПХ со всеми приложениями и дополнениями, акты выполненных работ с подробным описанием оказанных услуг, чеки из приложения «Мой налог», а также всю переписку и технические задания.
Особое внимание стоит уделить платежным документам, подтверждающим характер и сроки расчетов. Для оперативности рекомендуется оцифровать и систематизировать все материалы в хронологическом порядке — это значительно упростит дальнейшее разбирательство.
После сбора документации наступает этап анализа потенциальных рисков. В течение 7 рабочих дней необходимо тщательно проверить, не содержатся ли в документах признаки, которые налоговая может трактовать как трудовые отношения. К таким «красным флагам» относится факт подписания самозанятым локальных нормативных актов компании, наличие в договоре условий, характерных для трудовых отношений (например, фиксированный график или подчинение внутренним правилам), а также регулярность выплат, напоминающих зарплатные начисления.
Особое внимание следует обратить на использование исполнителем корпоративных ресурсов — рабочей почты, оборудования или программного обеспечения компании. При обнаружении подобных моментов рекомендуется без промедления обратиться за юридической консультацией.
Следующим важным этапом становится подготовка подробных пояснений для контролирующих органов. В этих документах необходимо акцентировать гражданско-правовой характер отношений, предоставив доказательства разового сотрудничества. Ключевыми аргументами станут четкие формулировки в договоре, указывающие на конкретный проект или ограниченный период работ (например, «разработка финансовой модели на третий квартал 2025 года»), отсутствие регулярных выплат, а также подтверждение того, что исполнитель одновременно работал с другими заказчиками.
Особое внимание стоит уделить обоснованию специфики оказываемых услуг — важно подчеркнуть уникальность требований к каждому проекту, отсутствие контроля над процессом выполнения со стороны компании и полную свободу исполнителя в выборе методов и времени работы.
При непосредственном взаимодействии с налоговыми органами следует придерживаться четкой стратегии. Все запрашиваемые документы необходимо предоставлять в полном объеме, но без информации и документов, которые отсутствуют в запросе ФНС. В пояснениях важно последовательно акцентировать гражданско-правовой характер отношений, избегая противоречий в различных документах. Для оперативного мониторинга статуса проверки рекомендуется использовать функционал «Личного кабинета налогоплательщика».
Для профилактики подобных ситуаций в будущем стоит внедрить систему регулярной проверки статуса самозанятых. Платформа ReStaff предлагает комплексные решения для автоматизированного документооборота, контроля сроков исполнения обязательств и безопасного хранения всей проектной документации. Регулярное обучение штатных специалистов актуальным требованиям законодательства также поможет минимизировать риски.
В случаях, когда получен официальный запрос от ФНС о переквалификации отношений, обнаружены признаки фиктивной самозанятости или исполнитель подает иск о признании трудовых отношений, требуется незамедлительная профессиональная юридическая помощь.
Грамотно выстроенная система работы с самозанятыми позволяет сохранить все преимущества этого формата сотрудничества при полном соблюдении законодательных требований.
Первым шагом становится полная документальная фиксация всех аспектов сотрудничества. Необходимо собрать договор ГПХ со всеми приложениями и дополнениями, акты выполненных работ с подробным описанием оказанных услуг, чеки из приложения «Мой налог», а также всю переписку и технические задания.
Особое внимание стоит уделить платежным документам, подтверждающим характер и сроки расчетов. Для оперативности рекомендуется оцифровать и систематизировать все материалы в хронологическом порядке — это значительно упростит дальнейшее разбирательство.
После сбора документации наступает этап анализа потенциальных рисков. В течение 7 рабочих дней необходимо тщательно проверить, не содержатся ли в документах признаки, которые налоговая может трактовать как трудовые отношения. К таким «красным флагам» относится факт подписания самозанятым локальных нормативных актов компании, наличие в договоре условий, характерных для трудовых отношений (например, фиксированный график или подчинение внутренним правилам), а также регулярность выплат, напоминающих зарплатные начисления.
Особое внимание следует обратить на использование исполнителем корпоративных ресурсов — рабочей почты, оборудования или программного обеспечения компании. При обнаружении подобных моментов рекомендуется без промедления обратиться за юридической консультацией.
Следующим важным этапом становится подготовка подробных пояснений для контролирующих органов. В этих документах необходимо акцентировать гражданско-правовой характер отношений, предоставив доказательства разового сотрудничества. Ключевыми аргументами станут четкие формулировки в договоре, указывающие на конкретный проект или ограниченный период работ (например, «разработка финансовой модели на третий квартал 2025 года»), отсутствие регулярных выплат, а также подтверждение того, что исполнитель одновременно работал с другими заказчиками.
Особое внимание стоит уделить обоснованию специфики оказываемых услуг — важно подчеркнуть уникальность требований к каждому проекту, отсутствие контроля над процессом выполнения со стороны компании и полную свободу исполнителя в выборе методов и времени работы.
При непосредственном взаимодействии с налоговыми органами следует придерживаться четкой стратегии. Все запрашиваемые документы необходимо предоставлять в полном объеме, но без информации и документов, которые отсутствуют в запросе ФНС. В пояснениях важно последовательно акцентировать гражданско-правовой характер отношений, избегая противоречий в различных документах. Для оперативного мониторинга статуса проверки рекомендуется использовать функционал «Личного кабинета налогоплательщика».
Для профилактики подобных ситуаций в будущем стоит внедрить систему регулярной проверки статуса самозанятых. Платформа ReStaff предлагает комплексные решения для автоматизированного документооборота, контроля сроков исполнения обязательств и безопасного хранения всей проектной документации. Регулярное обучение штатных специалистов актуальным требованиям законодательства также поможет минимизировать риски.
В случаях, когда получен официальный запрос от ФНС о переквалификации отношений, обнаружены признаки фиктивной самозанятости или исполнитель подает иск о признании трудовых отношений, требуется незамедлительная профессиональная юридическая помощь.
Грамотно выстроенная система работы с самозанятыми позволяет сохранить все преимущества этого формата сотрудничества при полном соблюдении законодательных требований.
Как минимизировать риски при работе с самозанятыми: практические рекомендации
Сотрудничество с внештатными специалистами может принести бизнесу существенную выгоду, но требует строгого соблюдения законодательных норм. Чтобы избежать распространенных ошибок и защитить компанию от претензий контролирующих органов, рекомендуем внедрить меры предосторожности.
Регулярный мониторинг статуса исполнителей поможет выявить риски при сотрудничестве с самозанятыми. Ежеквартально проверяйте статус плательщика НПД через приложение «Мой налог» или сервис ФНС. Убедитесь, что специалист не утратил право применять налоговый режим (возможно его доход превысил допустимый по закону лимит). Ведите базу данных исполнителей с актуальной информацией о их налоговом статусе.
При составлении договоров ГПХ четко сформулируйте предмет договора (например, «разработка финансовой модели на период с 01.09 по 30.11.2025»).
Исключайте формулировки, характерные для трудовых отношений («рабочий график», «подчинение», «испытательный срок»). Об этом подробно писали в статье. Обязательно фиксируйте сроки и конкретные результаты в актах к договору.
Для подтверждения расходов требуйте акты выполненных работ с детализацией оказанных услуг. сохраняйте электронные чеки самозанятого, организуйте систему хранения документов (минимум 5 лет).
По возможности внедряйте втоматизацию бизнес-процессов. Современные решения помогают формировать типовые договоры с учётом последних изменений законодательства, контролировать сроки выполнения обязательств, вести учет выплат и формировать отчетность в режиме одного окна.
Избегайте ситуаций, когда самозанятый фактически выполняет функции штатного сотрудника. В сотрудничестве отсутствует четкое разграничение между проектной и постоянной работой.
Рекомендуем раз в полгода проводить внутренний аудит договоров ГПХ, обучать штатных специалистов актуальным требованиям к работе с самозанятыми, консультироваться с юристами при нестандартных ситуациях.
Специалисты ReStaff готовы помочь вашему бизнесу:
Регулярный мониторинг статуса исполнителей поможет выявить риски при сотрудничестве с самозанятыми. Ежеквартально проверяйте статус плательщика НПД через приложение «Мой налог» или сервис ФНС. Убедитесь, что специалист не утратил право применять налоговый режим (возможно его доход превысил допустимый по закону лимит). Ведите базу данных исполнителей с актуальной информацией о их налоговом статусе.
При составлении договоров ГПХ четко сформулируйте предмет договора (например, «разработка финансовой модели на период с 01.09 по 30.11.2025»).
Исключайте формулировки, характерные для трудовых отношений («рабочий график», «подчинение», «испытательный срок»). Об этом подробно писали в статье. Обязательно фиксируйте сроки и конкретные результаты в актах к договору.
Для подтверждения расходов требуйте акты выполненных работ с детализацией оказанных услуг. сохраняйте электронные чеки самозанятого, организуйте систему хранения документов (минимум 5 лет).
По возможности внедряйте втоматизацию бизнес-процессов. Современные решения помогают формировать типовые договоры с учётом последних изменений законодательства, контролировать сроки выполнения обязательств, вести учет выплат и формировать отчетность в режиме одного окна.
Избегайте ситуаций, когда самозанятый фактически выполняет функции штатного сотрудника. В сотрудничестве отсутствует четкое разграничение между проектной и постоянной работой.
Рекомендуем раз в полгода проводить внутренний аудит договоров ГПХ, обучать штатных специалистов актуальным требованиям к работе с самозанятыми, консультироваться с юристами при нестандартных ситуациях.
Специалисты ReStaff готовы помочь вашему бизнесу:
- провести аудит существующих договоров;
- разработать индивидуальные шаблоны документов;
- настроить безопасные процессы взаимодействия.
В 2025 году ФНС ужесточила контроль за схемами с самозанятыми. Соблюдение этих рекомендаций защитит ваш бизнес от налоговых доначислений, штрафов и репутационных рисков.
Внедряйте современные технологии и инструменты для сотрудничества с внештатными сотрудниками. На платформе ReStaff уже реализовано соблюдение всех норм законодательства для компаний, которые активно привлекают фрилансеров.
Сотрудничество с самозанятыми может быть выгодным для бизнеса, но требует внимательного подхода. Чтобы избежать рисков для юридических лиц, важно соблюдать законодательство, правильно оформлять документы и контролировать процесс взаимодействия.
Внедряйте современные технологии и инструменты для сотрудничества с внештатными сотрудниками. На платформе ReStaff уже реализовано соблюдение всех норм законодательства для компаний, которые активно привлекают фрилансеров.
Сотрудничество с самозанятыми может быть выгодным для бизнеса, но требует внимательного подхода. Чтобы избежать рисков для юридических лиц, важно соблюдать законодательство, правильно оформлять документы и контролировать процесс взаимодействия.
Читайте еще:
Есть вопросы? Спросите наших экспертов
Запишитесь на консультацию и мы решим вашу задачу
Нажимая на кнопку «Задать вопрос», я даю свое Cогласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Условия использования платформы Restaff.