Как оформить самозанятого сотрудника в организацию: пошаговая инструкция
30 мая 2025
#Экспертиза #Бизнесу
В условиях нестабильной экономической ситуации компании рассматривают гибкие модели сотрудничества. Сотрудничество с самозанятым исполнителем становится популярным решением. Оно позволяет оптимизировать затраты на налоги и соблюдать требования законодательства. В статье разберем условия сотрудничества самозанятых исполнителей с юридическими лицами и все необходимое для выстраивания прозрачных отношений.
Может ли организация нанять самозанятого?
Да, организация имеет право сотрудничать с физическими лицами, зарегистрированными в качестве плательщиков налога на профессиональный доход (НПД).
Однако существуют ограничения:
Однако существуют ограничения:
- проверка статуса: необходимо убедиться, что исполнитель действительно зарегистрирован как самозанятый. Это можно сделать через приложение «Мой налог» или запросив у исполнителя справку о постановке на учет;
- отсутствие трудовых отношений с заказчиком: организациям запрещено оформлять самозанятого в течение 2 лет после расторжения трудового договора;
- вид деятельности: самозанятый не должен заниматься видами деятельности, запрещенными для режима НПД. К таким относятся:– торговля подакцизными товарами, продукцией, подлежащей обязательной маркировке;
– перепродажа товаров, принадлежащих другим лицам;
– добыча, продажа полезных ископаемых;
– работа по агентским, комиссионным договорам.
Полный список запрещенной деятельности для самозанятых есть в ч. 2 ст. 4 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).
Самозанятый сотрудник организации: плюсы и минусы для юридических лиц
Перед оформлением самозанятого в компанию оцените преимущества, риски.
Преимущества:
- упрощение документооборота. Не нужно вести кадровый учет, оформлять трудовые книжки, приказы о приеме, увольнении, соблюдать трудовое законодательство;
- гибкость сотрудничества. Можно привлекать специалистов на разовые задачи, проекты без долгосрочных обязательств.
Недостатки:
- риск переквалификации отношений. Если налоговая обнаружит признаки трудовых отношений (фиксированный график, подчинение внутренним правилам, регулярные выплаты), договор могут признать трудовым. Это грозит доначислением налогов, взносов и штрафами (до 50% неуплаченной суммы). ФНС в письме от 15.04.2022 перечислила «красные флаги», по которым вычисляют маскировку трудовых отношений под сотрудничество с самозанятыми. При их обнаружении бизнес может быть оштрафован;
- ограничения по видам деятельности. Самозанятые не могут работать в сферах, требующих лицензий (частная охрана, перевозки), торговать маркированными товарами, выступать посредниками по НДС;
- неустойчивость сотрудничества. Самозанятый вправе отказаться от работы в любой момент, что может нарушить бизнес-процессы. Также он может одновременно сотрудничать с конкурентами.
Взаимодействовать с самозанятыми выгодно для разовых задач, проектной работы, но не подходит для постоянных функций. Правильно оформляйте договоры ГПХ, избегайте условий, характерных для трудовых отношений. Так вы минимизируете риски.
Как оформить самозанятого на работу в организацию
Процесс оформления самозанятого сотрудника на работу в ООО включает следующие шаги:
- Проверка статуса самозанятого: убедитесь, что исполнитель зарегистрирован плательщиком НПД. Попросите предоставить справку из приложения «Мой налог» или проверьте статус на сайте ФНС по ИНН.
- Заключение гражданско-правового договора (ГПД): оформляется договор на оказание услуг или выполнение работ. Важно исключить из договора любые признаки трудовых отношений, таких как указание на должность, рабочее место, график работы, подчинение внутреннему распорядку организации. Перед заключением договора проверьте, что самозанятый:– никогда не был сотрудником компании;
– уволился более двух лет назад. - Получение чеков за выполненные работы: после оплаты услуг самозанятый обязан предоставить чек, сформированный через приложение «Мой налог». Он подтверждает факт оказания услуги, освобождает организацию от обязанности уплачивать налоги за исполнителя. А вот если бы был физлицом без статуса, то компании нужно было бы платить не только налоги, но и страховые взносы. В чеке указывают реквизиты, по которым идентифицируют оказанные услуги (ч. 6 ст. 14 Закона № 422-ФЗ).
Проверяйте статус исполнителя перед каждой оплатой! Если перевести деньги тому, кто уже потерял статус плательщика НПД (например, заработал больше 2,4 млн за год), придется уплатить НДФЛ, страховые взносы и возможные штрафы.
Именно дата перевода вознаграждения будет решающей, а не то, когда была выполнена работа.
Даже ответственные исполнители иногда забывают отправить чек. В такой ситуации:
Даже ответственные исполнители иногда забывают отправить чек. В такой ситуации:
- Напомните, вежливо уточните, когда ожидать чек.
- Реакции нет, а бухгалтерии нужен документ, подайте жалобу через сервис ФНС «Обратиться в ФНС».
- Последствия для нарушителя — налоговая добьется отправки чека, оштрафует самозанятого за нарушение. Это дисциплинирует его в будущем.
Важно: сохраняйте переписку с исполнителем. Пригодится при обращении в ФНС. - Хранение документов: сохраняйте договоры, акты выполненных работ, чеки для подтверждения правомерности сотрудничества в случае проверки. ИП обязаны хранить чеки четыре года, ООО — пять лет. Закон разрешает сотрудничать с самозанятым без актов выполненных работ. Их собирают для подстраховки.
Составление трудового договора с самозанятым
Цель при привлечении самозанятого — документально зафиксировать гражданско-правовой характер отношений, исключив любые признаки трудовых, и получение чеков от исполнителя как доказательство. Хотя Федеральный закон от 27.11.2018 N 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» не требует обязательного заключения договора с самозанятым, письменное соглашение помогает:
- защитить интересы обеих сторон: исполнитель сможет взыскать оплату через суд в случае отказа заказчика, а заказчик потребовать компенсацию при нарушении сроков или качества работ;
- обеспечить прозрачность расчетов: четкое определение стоимости услуг, сроков оплаты упрощает налоговый учет, а значит стороны могут планировать финансовые обязательства.
При оформлении самозанятого на работу подписывают договор гражданско-правового характера, где указывают:
- предмет договора: четкое описание оказываемых услуг, выполняемых работ;
- сроки исполнения: установленные сроки начала, окончания работ;
- порядок оплаты: сумма вознаграждения, условия выплаты. Зафиксируйте, что исполнитель самостоятельно уплачивает налог и обязуется выдать чек;
- права и обязанности сторон: описание ответственности каждой стороны за неисполнение обязанностей. Например, при невыдачи чека самозанятый выплачивает заказчику штраф (100% суммы, на которую полагалось выдать чек);
- указание на статус самозанятого: подтверждение, что исполнитель является плательщиком НПД. Целесообразно включить условие, что самозанятый обязан информировать компанию при утрате особого статуса в течение трех дней после снятия с учета.
Нельзя включать в договор условия, характерные для трудовых отношений, такие как:
- установление графика работы;
- предоставление рабочего места;
- подчинение внутреннему трудовому распорядку;
- выплата отпускных и больничных.
Подрядчик (ИП) перешел на самозанятость? Договор можно оставить. Исключение — изменение важных условий работы (например, цена услуг). В таком случае подписывайте новый документ или оформляйте допсоглашение.
Обратите внимание, если раньше ИП работал с НДС, нужно проверить, как изменится итоговая стоимость услуг после перехода на самозанятость. Эти моменты налоговая подробно объяснила в письме от 20.02.2019 № СД-4−3/2899@.
Обратите внимание, если раньше ИП работал с НДС, нужно проверить, как изменится итоговая стоимость услуг после перехода на самозанятость. Эти моменты налоговая подробно объяснила в письме от 20.02.2019 № СД-4−3/2899@.
Чего нужно избегать при работе с самозанятыми
При устройстве самозанятого на работу в ООО избегайте переквалификацию гражданско-правовых отношений в трудовые. Организациям следует:
- не заключать договоры с бывшими сотрудниками ранее чем через два года после увольнения. Законодательство (п. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ) запрещает применять специальный налоговый режим к выплатам в адрес таких исполнителей. В противном случае работодатель обязан:— продолжать уплачивать страховые взносы;
— выступать налоговым агентом по НДФЛ (13%, 15%).
— не устанавливать для самозанятого фиксированный график работы, не предоставлять рабочее место; - не включать плательщика НПД в корпоративные системы управления, не выдавать корпоративные ресурсы;
- не использовать формулировки характерные для трудовых отношений в договорах, актах.
Нарушение этих принципов дает основание для переквалификации договора ГПХ в трудовой через суд или трудовую инспекцию, что повлечет:
Важно помнить — закон запрещает самозанятым оказывать агентские услуги. Вы не можете привлекать их в качестве турагентов, риелторов или других посредников. Такой запрет установлен Федеральным законом № 422-ФЗ.
Признак недопустимой деятельности — когда исполнитель работает не на себя, а представляет интересы заказчика. Например, если самозанятый занимается бронированием отелей или оформлением сделок от вашего имени, это прямое нарушение законодательства. Вам придется выплатить за исполнителя НДФЛ, страховые взносы, заплатить штраф.
Сотрудничество с самозанятыми требует особого подхода к оформлению документов, соблюдению налогового законодательства. Платформа ReStaff предлагает решение для легального сотрудничества с плательщиками НПД.
Ключевое преимущество ReStaff — исполнители заключают договор с платформой, не с компанией. Платформа автоматизирует процесс проверки статуса самозанятых, формирует необходимые чеки, хранит документы в соответствии с требованиями закона. Простое подключение позволяет сразу начать работу по новым правилам без дополнительных сложностей.
- обязательное трудоустройство;
- доплату налогов, взносов.
Важно помнить — закон запрещает самозанятым оказывать агентские услуги. Вы не можете привлекать их в качестве турагентов, риелторов или других посредников. Такой запрет установлен Федеральным законом № 422-ФЗ.
Признак недопустимой деятельности — когда исполнитель работает не на себя, а представляет интересы заказчика. Например, если самозанятый занимается бронированием отелей или оформлением сделок от вашего имени, это прямое нарушение законодательства. Вам придется выплатить за исполнителя НДФЛ, страховые взносы, заплатить штраф.
Сотрудничество с самозанятыми требует особого подхода к оформлению документов, соблюдению налогового законодательства. Платформа ReStaff предлагает решение для легального сотрудничества с плательщиками НПД.
Ключевое преимущество ReStaff — исполнители заключают договор с платформой, не с компанией. Платформа автоматизирует процесс проверки статуса самозанятых, формирует необходимые чеки, хранит документы в соответствии с требованиями закона. Простое подключение позволяет сразу начать работу по новым правилам без дополнительных сложностей.
Готовы узнать о сотрудничестве с проверенным генподрядчиком для работы с самозанятыми?
Читайте еще:
Есть вопросы? Спросите наших экспертов
Запишитесь на консультацию и мы решим вашу задачу
Нажимая на кнопку «Задать вопрос», я даю свое Cогласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Условия использования платформы Restaff.