Главная
→
Блог
→
Сроки предоставления чека самозанятыми при работе с юридическими лицами

Главная
→
Блог
→
Сроки предоставления чека самозанятыми при работе с юридическими лицами

Сроки предоставления чека самозанятыми при работе с юридическими лицами

30 апреля 2025

#Экспертиза #Бизнесу

С 2019 года, когда в России официально появился статус самозанятого, более 7 миллионов человек сразу перешли на этот налоговый режим. Для бизнеса это открыло новые возможности по привлечению специалистов без трудовых договоров. Однако 63% компаний сталкиваются с проблемами при оформлении документов, особенно с получением чеков вовремя.

В этой статье мы детально разберем:

обязан ли самозанятый выдавать чеки юрлицам;
юридические последствия их нарушения;
практические решения для автоматизации процесса.

Когда и зачем нужен чек от самозанятого

Сотрудничество с плательщиками НПД стало популярным решением для бизнеса, но требует строгого документального оформления. Ключевой документ в таких сделках — чек от самозанятого.

Он выполняет несколько функций:

подтверждение расходов для налогового учета. Компания может учесть выплаты исполнителю в расходах только при его наличии.

Без него ФНС вправе:
- не признать затраты, увеличив налогооблагаемую базу по налогу на прибыль или УСН;
- доначислить налоги и пени при проверке;
- переквалифицировать сотрудничество в трудовые отношения. Отсутствие чека — сигнал для налоговой, что компания скрывает трудовой договор.
документальное подтверждение сотрудничества.

Чек содержит:
- ФИО и ИНН плательщика НПД;
- дату и сумму оплаты;
- описание услуги/товара.

Это помогает разрешать споры и доказывать обоснованность выплат.

В какой срок нужно получить чек от самозанятого

Согласно п.1 ст.14 №422-ФЗ, срок предоставления чека от самозанятого юридическому лицу зависит от формы оплаты:

при наличном расчете выдается немедленно в момент передачи денег;
при безналичной оплате исполнитель должен предоставить чек юридическому лицу не позднее 9 числа следующего месяца (п. 3 ст. 14 закона № 422-ФЗ).

Важно разобраться: обязан ли самозанятый выдавать чеки юрлицам?

Да, это его прямая обязанность по закону. Выдача чека самозанятым юридическому лицу является подтверждением легальности сделки.

Как получить чек от самозанятого

Документ формируется через приложение «Мой налог», после чего его можно:

получить в электронном виде (на email или в мессенджере) (п. 5 ст. 14 закона № 422-ФЗ);
распечатать в бумажном формате (если требуется оригинал).

Важно: электронный чек имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, при условии, что он содержит все обязательные реквизиты.

Как проверить чек: обязательные реквизиты

Требования о наполнении чека прописаны в п. 6 ст. 14 ФЗ от 27.11.2018 №422-ФЗ.

Согласно закону, он должен содержат следующие реквизиты:

наименование документа;
дата и время осуществления расчета;
ФИО плательщика НПД;
ИНН плательщика НПД;
указание на применение специального налогового режима;
наименования реализуемых товаров, оказанных услуг, выполненных работ;
сумма расчетов;
ИНН юрлица или ИП — заказчика;
QR-код;
ИНН уполномоченного оператора электронной площадки или кредитной организации (в случае их участия в формировании чека);
наименование уполномоченного оператора электронной площадки или уполномоченной кредитной организации (в случае участия в формировании чека);
уникальный идентификационный номер.

Как проверить какой чек выдает самозанятый юридическому лицу — подлинный или нет? Его легко проверить через мобильные сервисы, подключенные к ИФНС. Однако самозанятые не обязаны использовать онлайн-кассы, передающие данные через оператора фискальных данных (ОФД) (п. 2.2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Единственный способ проверить — отсканировать QR-код на сайте ФНС. Если код подлинный, он откроет страницу на lknpd.nalog.ru. Если сайт не загружается или выдаёт ошибку, значит, документ недействителен.

Рекомендуется проверять чеки и статус самозанятого дважды:

сразу после получения. Если обнаружена ошибка, оперативно попросите исполнителя отменить старый документ и выдать новый;
перед сдачей отчёта в налоговую. Убедитесь, что все данные актуальны, чтобы избежать проблем при подаче документов в ИФНС.

Частые ошибки в чеках и как их исправить

Чек, оформленный самозанятым для юрлица, — важный элемент налоговой отчетности. От его корректности зависит отсутствие претензий со стороны контролирующих органов.

Рассмотрим типичные недочеты:

Неверный ИНН заказчика. Это делает документ недействительным, и ФНС может не зачесть расходы.

Как исправить:

попросить исполнителя аннулировать чек и выдать новый с корректными данными;
проверить ИНН перед оплатой;
Ошибка в сумме платежа. Иногда указывается сумма за вычетом налога или комиссии, хотя должно быть полное вознаграждение.

Как исправить:
- убедиться, что сумма в чеке совпадает с договором;
- если ошибка обнаружена, запросить аннулирование;
Неправильное название услуги. Например, «услуги копирайтера» — слишком общее, лучше указать: «Написание 5 статей для сайта».

Как избежать:
- прописывать в договоре точное описание услуги;
- проверять чеки сразу после получения;
Отсутствие QR-кода или фискальных данных

Ответственность за отсутствие чека или ошибки

Отсутствие или ошибки в чеках от самозанятого влекут налоговые санкции.

Для исполнителя:

первое нарушение — штраф 20% от суммы платежа (минимум 500 ₽);
повторное нарушение в течение 6 месяцев — штраф 100% от платежа (ст. 129.13 НК РФ);
систематические нарушения — риск потери статуса плательщика НПД.

Для заказчика:

невозможность учесть расходы в налоговой базе (налог на прибыль, УСН);
доначисление налогов и пеней — ФНС исключит выплаты исполнителю из расходов, что увеличит налоговую нагрузку;
переквалификация сделки в трудовые отношения — компания обязана будет выплатить НДФЛ, страховые взносы и штрафы за весь период сотрудничества.

Даже при наличии чеков их некорректное оформление может привести к аналогичным рискам. Например, ошибки в описании услуг или реквизитах лишают компанию возможности подтвердить обоснованность расходов. Это особенно критично при проверках ФНС, где формальное соблюдение требований (наличие документа) не заменяет его содержательной корректности.

Антикейс: самозанятый указал неверное наименование услуг в чеках

Проблема: в течение года самозанятый выставлял чеки с формулировкой «услуги самозанятого» вместо конкретного описания («разработка сайта по договору №Х от ХХ.ХХ.2025»);

Заказчик: юридическое лицо;

Риск для компании: ФНС может не зачесть расходы, так как неясно, за что именно перечислялись деньги.

Как исправить ошибки без штрафов: инструкция для бизнеса

1

Требуйте от самозанятого:

аннулировать старые чеки через приложение «Мой налог» (пометка «чек сформирован ошибочно»);
сформировать новые с корректным наименованием услуг, сохранив первоначальную дату и сумму.

Пример исправления:

2

Проверьте документы:

убедитесь, что новые чеки содержат номер и дату договора, конкретное описание услуги и ИНН вашей компании;
отсканируйте QR-код на сайте nalog.ru, чтобы убедиться в подлинности.

3

Обновите учет:

замените старые чеки на новые в бухгалтерской системе;
сохраните подтверждение от самозанятого об аннулировании ошибок.

Что грозит бизнесу, если не исправить ошибки:

невозможность учесть расходы, а это значит рост налоговой нагрузки;
штраф до 30 000 ₽ за грубые нарушения бухучета (ст. 15.11 КоАП).
доначисление НДС, если ФНС сочтет сделку скрытой продажей товаров/услуг.

Что нужно организации кроме чека самозанятого?

Для защиты от претензий ФНС компания должна собрать пакет документов:

договор ГПХ с указанием ответственности самозанятого за непредоставление чека;
акт выполненных работ — подтверждает факт оказания услуг;
платежное поручение при безналичном расчете — доказывает перевод денег.

Срок хранения чеков от самозанятых

Юрлица обязаны хранить чеки не менее 5 лет с даты их получения. Это требование установлено для всех первичных документов, подтверждающих расходы (п. 1 ст. 29 НК РФ).

Особые случаи:

для отдельных отраслей (строительство, IT) срок может достигать 10 лет — если сделка связана с долгосрочными проектами или госзакупками;
если чек аннулирован и заменен исправленным, хранить нужно оба документа: оригинальный (с пометкой «аннулирован») и корректировочный.

Важно: отсчет срока начинается не с даты сделки, а с конца налогового периода, в котором чек был получен. Например, документ от 15.05.2025 хранится до 31.12.2030.

Электронный чек имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, при условии сохранения оригинального формата (PDF, JPEG) и возможности проверить его через QR-код.

Рекомендуемые способы хранения:

облачные хранилища с регулярным бэкапом;
бухгалтерские системы — интеграция с приложением «Мой налог» позволяет автоматически загружать чеки;
локальные архивы на защищенных серверах или внешних носителях.

Как упростить работу с чеками

Для компаний, регулярно взаимодействующих с плательщиками НПД, контроль за чеками превращается в постоянную головную боль и рутину, которая заполняет собой все рабочее время штатных специалистов. Напоминания исполнителям, проверка реквизитов, хранение документов — все это отнимает драгоценное время и создает риски.

Подробнее обо всех штрафах и взысканиях рассказывали в статье:

Работа с самозанятыми в 2025 году: новые правила и риски для юридических лиц

Решение простое — автоматизация документооборота и выплат фрилансерам через платформу Restaff.

Платформа полностью берет на себя работу с документами. Как это работает? Вы просто заключаете один договор с Restaff, а команда берет на себя рутину, обеспечивая:

бухгалтерии — готовые отчеты и интеграция с учетными системами;
компании — законное сотрудничество с любым количеством самозанятых и физлиц по всей России и целому миру.

Готовы узнать, как сотрудничать с фрилансерами по закону и минимизировать риски?

Смотреть кейсы других компаний

Поделиться статьей

https://restaff.work/blog/sroki-predostavleniya-cheka-samozanyatymi

Читайте еще:

Есть вопросы? Спросите наших экспертов

Запишитесь на консультацию и мы решим вашу задачу

Нажимая на кнопку «Задать вопрос», я даю свое Cогласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Условия использования платформы Restaff.