Закрывающие документы от самозанятого для юридического лица
23 мая 2025
#Экспертиза #Бизнесу
Практика привлечения самозанятых набирает обороты в деловой среде. Можно привлекать на отдельные задачи специалистов и при этом не строить долгосрочное сотрудничество в качестве наемного сотрудника.
Для организаций это означает сокращение расходов на фонд оплаты труда, гибкость в управлении персоналом и соблюдение всех требований законодательства.
Однако важно правильно оформлять документы, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов. В статье разберем, какие закрывающие документы от самозанятого для юрлица необходимы, как их оформлять и что делать, если исполнитель не предоставляет отчетные документы.
Для организаций это означает сокращение расходов на фонд оплаты труда, гибкость в управлении персоналом и соблюдение всех требований законодательства.
Однако важно правильно оформлять документы, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов. В статье разберем, какие закрывающие документы от самозанятого для юрлица необходимы, как их оформлять и что делать, если исполнитель не предоставляет отчетные документы.
Нужен или нет договор при работе самозанятого с юр. лицами
Сотрудничество с исполнителями-плательщиками НПД (налог на профессиональную деятельность) регулируется нормами Гражданского кодекса РФ. Договор с самозанятым может быть заключен как в письменной, так и в устной форме. В случае сделки юридического лица и гражданина письменный договор важно заключить, чтобы избежать возможных споров и подтвердить оказание услуги или выполнение работ.
За основу можно взять договор возмездного оказания услуг или подряда. При этом его необходимо адаптировать под особенности сотрудничества с физическим лицом, применяющим НПД и исключить признаки трудовых отношений.
О чем нельзя писать — рассказали подробнее в нашем блоге. Читайте:
За основу можно взять договор возмездного оказания услуг или подряда. При этом его необходимо адаптировать под особенности сотрудничества с физическим лицом, применяющим НПД и исключить признаки трудовых отношений.
О чем нельзя писать — рассказали подробнее в нашем блоге. Читайте:
Чек от самозанятого
Основной закрывающий документ от самозанятого для юридического лица — чек, сформированный в приложении «Мой налог». Это ключевое подтверждение факта оказания услуги или выполнения работы. Получение чека от исполнителя — обязательное условие, если организация хочет учитывать понесенные расходы в налоговом учете.
Выдача чека регулируется статьей 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима “Налог на профессиональный доход”». Согласно закона, плательщик НПД обязан выдать чек после получения оплаты от заказчика:
Выдача чека регулируется статьей 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима “Налог на профессиональный доход”». Согласно закона, плательщик НПД обязан выдать чек после получения оплаты от заказчика:
- если расчет произведен наличными — чек формируется в момент передачи денежных средств;
- если расчет произведен безналично — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем поступления оплаты.
Отсутствие чека при сотрудничестве с плательщиком НПД означает, что организация не имеет подтверждения расхода. Это приводит к налоговым рискам.
Чек от самозанятого содержит:
Чек от самозанятого содержит:
- ФИО исполнителя;
- ИНН;
- дата и время платежа;
- сумма вознаграждения;
- наименование услуги или работы («написание статьи», «разработка сайта», «ведение аккаунта в соцсетях»);
- данные заказчика — наименование юрлица или ФИО ИП, ИНН.
Чек формируется в электронной форме через приложение «Мой налог». Он может быть:
- отправлен по электронной почте;
- передан через мессенджеры (Telegram или WhatsApp);
- распечатан и передан лично или направлен по Почте России.
Акт выполненных работ
По закону акт не является обязательным документом при сотрудничестве с плательщиком НПД, но его наличие желательно. Особенно когда речь идёт об оказании длительных, объемных или сложных услуг, а также при регулярном сотрудничестве. Акт помогает зафиксировать факт исполнения обязательств по договору и подтвердить, что услуга выполнена в полном объеме и с надлежащим качеством.
Согласно письму ФНС России от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@, основным документом, подтверждающим расходы заказчика и доходы исполнителя, является чек, сформированный в приложении «Мой налог». Однако акт может быть оформлен в дополнение к чеку — как подтверждение оказания услуг в определенный период, что особенно важно для обоснования расходов в нужном налоговом периоде.
Рекомендуем оформлять акты в следующих случаях:
Согласно письму ФНС России от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@, основным документом, подтверждающим расходы заказчика и доходы исполнителя, является чек, сформированный в приложении «Мой налог». Однако акт может быть оформлен в дополнение к чеку — как подтверждение оказания услуг в определенный период, что особенно важно для обоснования расходов в нужном налоговом периоде.
Рекомендуем оформлять акты в следующих случаях:
- защита от отмены чека. Если исполнитель аннулирует чек после оказания услуги, подписанный акт станет доказательством выполнения работ;
- подтверждение для налоговой. При камеральной или выездной проверке ФНС может запросить акт как дополнительное подтверждение расходов компании;
- фиксация условий сделки. В акте можно детально прописать сроки, объем и содержание работ, что поможет избежать разногласий с исполнителем;
- снижение рисков переквалификации. Для организаций и ИП, регулярно взаимодействующих с физлицами, акт служит доказательством гражданско-правовых отношений, уменьшая вероятность признания их трудовыми.
Акт составляется в произвольной форме самозанятым и должен соответствовать требованиям, установленным в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В нем указывают:
- наименование документа, дата составления;
- реквизиты договора (если он есть), в рамках которого оказываются услуги или выполняются работы;
- наименование заказчика и ФИО исполнителя;
- описание выполненных работ или оказанных услуг, объем;
- сумма вознаграждения;
- подписи обеих сторон.
Если у заказчика есть претензии к качеству или объему выполненной работы, это нужно зафиксировать в акте. В дальнейшем это может стать доказательством в случае судебного или досудебного урегулирования спора.
Какие закрывающие документы предоставляет самозанятый юридическому лицу
Перечень необходимых документов варьируется в зависимости от характера сотрудничества, но есть безусловное требование — чек из приложения «Мой налог». Остальные документы носят рекомендательный характер. Для удобства подготовили таблицу, которая поможет разобраться в этом вопросе:
Все закрывающие документы желательно хранить в электронном виде и при необходимости распечатывать. Это упростит взаимодействие с бухгалтерией, аудиторскими службами и налоговой.
Что будет, если самозанятый не предоставит закрывающие документы ООО
Если отчетные документы от самозанятых для организаций отсутствуют, это может привести к следующим последствиям:
- налоговые риски. Без чека компания не сможет учесть расходы на услуги плательщика НПД в налоговой отчетности, что повлияет на прибыль и налоги;
- финансовые споры. При отсутствии акта или договора могут возникнуть разногласия по объему или качеству выполненной работы;
- проблемы при проверках. Налоговая инспекция может признать расходы необоснованными.
Именно поэтому важно заранее уточнять, какие документы самозанятый должен предоставить юрлицу и контролировать их наличие после каждой сделки.
Электронный документооборот с самозанятыми
Юрлица и самозанятые могут передавать документы не только на бумаге, но и в электронном виде. Это удобно, быстро, избавляет от лишней волокиты. В 2024 году ФНС запустила проект по электронному документообороту с самозанятыми. Его цель — упростить сотрудничество компаний с плательщиками НПД.
Преимущества ЭДО:
Преимущества ЭДО:
- быстрое подписание актов без личной встречи;
- снижение бумажной нагрузки;
- хранение документов в электронном архиве;
- безопасная передача и юридическая значимость при наличии электронной цифровой подписи;
- ускорение учета, автоматизация документооборота.
Но есть и минусы:
- ограниченный список операторов;
- неудобство при массовом подключении исполнителей;
- отсутствие обмена всеми видами документов;
- не каждый исполнитель владеет электронной подписью.
Гораздо удобнее наладить сотрудничество через специализированные платформы.
ReStaff — платформа, которая упрощает сотрудничество с самозанятыми и берёт на себя документооборот. Через платформу можно автоматически собирать чеки, генерировать акты, заключать договоры и вести учет доходов и расходов. Платформа соответствует законодательству РФ и помогает снизить риск ошибок в отчетности из-за ручного ввода данных. Это важно при взаимодействии с большим количеством исполнителей.
Сотрудничество с самозанятыми — выгодный способ привлечения фрилансеров без оформления в штат. Но для юридического лица важно, чтобы документы оформлялись корректно, чтобы не случилось переквалификации в трудовые отношения. Минимальный комплект документов при взаимодействии с самозанятыми для юрлица включает чек, а при необходимости — акт и договор. Платформа ReStaff помогает автоматизировать бизнес-процессы, снизить риски и быть уверенными в правильности оформления документов.
ReStaff — платформа, которая упрощает сотрудничество с самозанятыми и берёт на себя документооборот. Через платформу можно автоматически собирать чеки, генерировать акты, заключать договоры и вести учет доходов и расходов. Платформа соответствует законодательству РФ и помогает снизить риск ошибок в отчетности из-за ручного ввода данных. Это важно при взаимодействии с большим количеством исполнителей.
Сотрудничество с самозанятыми — выгодный способ привлечения фрилансеров без оформления в штат. Но для юридического лица важно, чтобы документы оформлялись корректно, чтобы не случилось переквалификации в трудовые отношения. Минимальный комплект документов при взаимодействии с самозанятыми для юрлица включает чек, а при необходимости — акт и договор. Платформа ReStaff помогает автоматизировать бизнес-процессы, снизить риски и быть уверенными в правильности оформления документов.
Готовы узнать, как сотрудничать с фрилансерами по закону и минимизировать риски?
Читайте еще:
Есть вопросы? Спросите наших экспертов
Запишитесь на консультацию и мы решим вашу задачу
Нажимая на кнопку «Задать вопрос», я даю свое Cогласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Условия использования платформы Restaff.