Поддержка для исполнителей доступна с 9:00 до 21:00 в чате на платформе
Исполнители в 2025 году: физические лица по договору ГПХ, ИП и самозанятые
27 августа 2025
#Экспертиза #Бизнесу
Работа с физлицами, ИП и самозанятыми открывает для компаний горизонт преимуществ. Бизнес может оперативно привлекать узкопрофильных специалистов под конкретные задачи без оформления в штат. В условиях дефицита кадров — это серьезный плюс. Внештатные исполнители не требуют от компании затрат на оборудование рабочих мест, соцпакет и обязательные страховые взносы. Но в этой бочке меда, есть свои нюансы.
Вот 5 ключевых правил безопасной работы с внештатными исполнителями:
Вот 5 ключевых правил безопасной работы с внештатными исполнителями:
- всегда проверяйте налоговый статус исполнителя;
- используйте правильные формулировки в договорах ГПХ;
- своевременно получайте закрывающие документы;
- автоматизируйте учет с помощью ReStaff;
- следите за изменениями в законодательстве.
В 2025 году компании обязаны отчитываться перед разными инстанциями по выплатам физлицам. Разберем в этой статье, какие формы сдавать и как избежать штрафов.
Справка о статусах исполнителей
Физлицо без статуса — максимальные налоги (НДФЛ 13% + взносы 30%), но нет ограничений по видам работ
Самозанятый — выгодные 4−6% налога, которые платит сам исполнитель, но запрещены некоторые виды деятельности (торговля, агентские схемы и др.)
ИП — гибкие налоговые режимы (УСН 6% или 15%).
Физлицо без статуса — максимальные налоги (НДФЛ 13% + взносы 30%), но нет ограничений по видам работ
Самозанятый — выгодные 4−6% налога, которые платит сам исполнитель, но запрещены некоторые виды деятельности (торговля, агентские схемы и др.)
ИП — гибкие налоговые режимы (УСН 6% или 15%).
Когда нужно отчитываться по исполнителям с договором ГПХ
- 6-НДФЛ — до конца месяца, следующего за кварталом;
- 2-НДФЛ — до 1 марта следующего года;
- СЗВ-ТД — в течение 1 рабочего дня с даты договора.
Критические даты 2025:
- 30 апреля — годовая декларация по УСН для ИП;
- 1 июля — отчет по страховым взносам;
- 30 ноября — уточненные расчеты.
Какую отчетность по исполнителям сдавать в налоговую инспекцию
1
Расчет по страховым взносам (РСВ)
Кому сдавать
Физлицам без статуса ИП/самозанятых — если выплаты по ГПХ. Не сдавать: ИП и самозанятые (они платят налоги сами).
Когда сдавать
До 25-го числа месяца, следующего за кварталом (I квартал, полугодие, 9 месяцев, год).
Что учесть
В подразделе 3.2.1 появилась строка 141 — в ней отражают выплаты по ГПХ. Данные подают помесячно за последний квартал отчетного периода.
Ошибки, которые дорого стоят
Включение в РСВ выплат самозанятым или ИП — лишние взносы и доначисления. Пропуск срока — штраф 5% от суммы взносов за каждый месяц просрочки (но не менее 1000 ₽).
Физлицам без статуса ИП/самозанятых — если выплаты по ГПХ. Не сдавать: ИП и самозанятые (они платят налоги сами).
Когда сдавать
До 25-го числа месяца, следующего за кварталом (I квартал, полугодие, 9 месяцев, год).
Что учесть
В подразделе 3.2.1 появилась строка 141 — в ней отражают выплаты по ГПХ. Данные подают помесячно за последний квартал отчетного периода.
Ошибки, которые дорого стоят
Включение в РСВ выплат самозанятым или ИП — лишние взносы и доначисления. Пропуск срока — штраф 5% от суммы взносов за каждый месяц просрочки (но не менее 1000 ₽).
2
6-НДФЛ: удерживаем налог с выплат
Кому сдавать
Если платите физлицам без статуса ИП/самозанятых (включая аренду имущества).
Когда сдавать
В 2025 году отчеты 6-НДФЛ и РСВ нужно сдавать до 25 апреля (за I квартал), 25 июля (за полугодие), 25 октября (за 9 месяцев) и 25 февраля 2026 года (за год) — если срок выпадает на выходной, можно сдать в следующий рабочий день.
Если платите физлицам без статуса ИП/самозанятых (включая аренду имущества).
Когда сдавать
В 2025 году отчеты 6-НДФЛ и РСВ нужно сдавать до 25 апреля (за I квартал), 25 июля (за полугодие), 25 октября (за 9 месяцев) и 25 февраля 2026 года (за год) — если срок выпадает на выходной, можно сдать в следующий рабочий день.
Пример: заплатили фрилансеру 50 000 ₽ в марте → удержали 6 500 ₽ НДФЛ → отразили в 6-НДФЛ за I квартал.
Что учесть
НДФЛ 13% удерживается при каждой выплате. Самозанятые и ИП не попадают в 6-НДФЛ (они платят налог сами).
НДФЛ 13% удерживается при каждой выплате. Самозанятые и ИП не попадают в 6-НДФЛ (они платят налог сами).
3
Персонифицированные сведения (ежемесячный отчет) — это отчет с данными исполнителей (ФИО, ИНН, СНИЛС, суммы выплат).
Когда сдавать
Ежемесячно, но можно пропустить март, июнь, сентябрь, декабрь (если сдан РСВ). Крайний срок — 25-е число следующего месяца.
Что учесть
Включайте физлицо даже без выплат, если договор действовал в отчетном месяце.
Ежемесячно, но можно пропустить март, июнь, сентябрь, декабрь (если сдан РСВ). Крайний срок — 25-е число следующего месяца.
Что учесть
Включайте физлицо даже без выплат, если договор действовал в отчетном месяце.
Пример: договор ГПХ с 10 января по 15 февраля → включаем в отчеты за январь (без суммы) и февраль (с выплатой).
Если исполнитель работает долго, подавайте сведения только за первые 2 месяца квартала — так меньше отчетности (письмо ФНС от 06.03.2023 № БС-4−11/2593).
Какие отчеты по исполнителям сдавать в СФР
Исключения — отчеты по самозанятым и ИП.
Работа с физлицами-исполнителями требует своевременной подачи трех ключевых отчетов в Социальный фонд России:
Работа с физлицами-исполнителями требует своевременной подачи трех ключевых отчетов в Социальный фонд России:
- Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1)Сдавать нужно в течение 1 рабочего дня после заключения/расторжения договора ГПХ. В отчете указываем личные данные исполнителя (СНИЛС, ИНН, ФИО), реквизиты договора и даты действия, код выполняемой работы по ОКЗ и тип договора (буквенный код). Возьмите на заметку: если срок договора известен заранее, можно сразу подать сведения и о начале, и о завершении сотрудничества.
- Отчет о страховом стажеПодается до 25 января следующего года только для исполнителей, работающих во вредных/опасных условиях, занятых в сельском хозяйстве и/или сезонных и вахтовых работ. Помните, что офисные подрядчики в этот отчет не включаются.
- Взносы на травматизмСдавать нужно до 25 числа каждого месяца, если договором предусмотрена уплата таких взносов. Это требование распространяется даже на самозанятых и ИП, если условие о страховании прописано в договоре.
В 2025 изменились только некоторые условия, но ужесточен контроль за сроками отчетности и введены новые коды видов договоров. Будьте внимательны.
Пример: при заключении договора с дизайнером на разработку логотипа (5 дней работы) подайте сведения в СФР в день подписания, указав код «Творческий работник».
Что будет, если не сдали отчетность вовремя
В соответствии с Федеральным законом № 422-ФЗ «О специальном налоговом режиме „Налог на профессиональный доход“» и Налоговым кодексом РФ, рассмотрим последствия нарушений при работе с исполнителями.
Неотражение данных по договорам ГПХ в отчетности
Для самозанятых (плательщиков НПД): если заказчик не сохранил чеки из приложения «Мой налог» или не отразил выплаты в учете, налоговые органы могут исключить эти расходы при расчете налога на прибыль (ст. 252 НК РФ). Это приведет к доначислению налогов и пени. При систематических нарушениях возможна выездная проверка.
Для ИП: отсутствие договоров и первичных документов (актов, счетов) грозит признанием выплат неофициальными доходами. Последствия: доначисление НДФЛ 13%, страховых взносов (30%) и штраф 20% от суммы (ст. 122 НК РФ).
Для физлиц без статуса: неподача 6-НДФЛ или персонифицированных сведений влечет штраф 500 руб. за каждую несданную справку (ст. 126 НК РФ). Если ФНС обнаружит сокрытие выплат, дополнительно начислят НДФЛ + пени (1/300 ключевой ставки за каждый день просрочки).
Для ИП: отсутствие договоров и первичных документов (актов, счетов) грозит признанием выплат неофициальными доходами. Последствия: доначисление НДФЛ 13%, страховых взносов (30%) и штраф 20% от суммы (ст. 122 НК РФ).
Для физлиц без статуса: неподача 6-НДФЛ или персонифицированных сведений влечет штраф 500 руб. за каждую несданную справку (ст. 126 НК РФ). Если ФНС обнаружит сокрытие выплат, дополнительно начислят НДФЛ + пени (1/300 ключевой ставки за каждый день просрочки).
Просрочка сдачи отчетности
За 6-НДФЛ — штраф 1 000 руб. за каждый полный/неполный месяц просрочки (ст. 126 НК РФ). При задержке более 10 дней налоговая может заблокировать расчетный счет (ст. 76 НК РФ).
За РСВ — 5% от суммы взносов за каждый месяц (но не менее 1 000 руб. и не более 30%).
За СЗВ-ТД — штраф до 50 000 руб. для организации (ст. 15.33 КоАП РФ).
Соблюдение отчетности — не формальность, а способ избежать многомиллионных штрафов.
За РСВ — 5% от суммы взносов за каждый месяц (но не менее 1 000 руб. и не более 30%).
За СЗВ-ТД — штраф до 50 000 руб. для организации (ст. 15.33 КоАП РФ).
Соблюдение отчетности — не формальность, а способ избежать многомиллионных штрафов.
Выбор статуса в 2025
Для вашего удобства мы подготовили сравнительный анализ. Вся налоговая нагрузка по каждому статусу внештатного исполнителя в одной таблице.
Общие рекомендации
Для самозанятых: всегда запрашивайте и храните чеки НПД. Они подтверждают легальность расчетов.
Для ИП: проверяйте актуальность статуса в ЕГРИП через сервис ФНС перед выплатами.
Для физлиц: автоматизируйте учет в 1С или бухгалтерских сервисах, чтобы исключить ошибки в датах.
А чтобы минимизировать риски используйте ReStaff:
Для ИП: проверяйте актуальность статуса в ЕГРИП через сервис ФНС перед выплатами.
Для физлиц: автоматизируйте учет в 1С или бухгалтерских сервисах, чтобы исключить ошибки в датах.
А чтобы минимизировать риски используйте ReStaff:
- автоматически проверяет статус исполнителей;
- формирует правильные договоры;
- напоминают о сроках отчетности;
- хранит документы 5+ лет на платформе.
ReStaff помогает компаниям автоматизировать процесс оплаты за услуги самозанятых и физлиц, заключая с каждым исполнителем официальный договор.
Хотите узнать подробнее о всех преимущества платформы ReStaff?
Читайте еще:
Есть вопросы? Спросите наших экспертов
Запишитесь на консультацию и мы решим вашу задачу
Нажимая на кнопку «Задать вопрос», я даю свое Cогласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Условия использования платформы Restaff.